個人情報保護方針

東洋学園大学同窓会における個人情報保護、および取り扱いに関する指針
 

第 1 条（本指針の目的）

本指針は、東洋学園大学同窓会（以下「大学」、「本会」）会則第 2 条に掲げた本会の目的、事業のうち、本会会員の個人情報の取り扱いが、日本国の法令等を遵守した上でのものであることを明らかにするために定めたものである。
 

第 2 条（個人情報の定義）

本会における個人情報とは、本会会員名簿データベース上にて管理されている情報を指し、具体的には、氏名（旧姓） 、生年月日、住所、電話番号、勤務先、および進学先、在学時の所属ゼミ、課外活動団体などである。
 

第 3 条（個人情報提供を求める場合）

本会から会員に対して個人情報の提供を求める場合は、以下のとおりである。

1. 本会事務局から会員宛に送る「異動調査票」による依頼。
2. 本会 HP 上に設置される「異動調査フォーム」より回答を求める場合。
3. 会員より本会事務局に電話、FAX、メール、同窓会 HP 上の「問い合わせ」フォームに入力、送信があり、それへの回答の際に必要とされる個人情報を本会が求める場合。
4. その他、会員から回答された異動調査内容に対する補足確認が必要な場合など。

 

第 4 条（個人情報の管理）

本会では、個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩などが生じさせることがないよう厳正な管理を行うため、必要な手段を講ずる。
 

第 5 条（個人情報の利用目的）

本会が取得した会員情報については、本会会則第2条に掲げられた目的、および事業、および学校法人東洋学園（以下「学園」）、大学が行う事業への協力のためにのみ利用する。なお、学園、大学への情報提供は、学園との間で取り交わしている「東洋学園大学同窓会名簿の所有および管理等についての覚書」（以下「覚書」に基づき行われる。
また、会則に定められている目的、および事業については、以下のとおりである。

1. 会員、会友名簿の管理、および発行
2. 会報の発行
3. 会員間の親睦、会員と在学生間の親睦、会員と会友間の親睦、および福祉に関する事業
4. 大学を後援するための事業
5. その他、本会常任幹事会が適当と認めた事業

 

第 6 条（第三者への情報提供について）

本会では、会員本人の同意を得た場合を除き、学校法人東洋学園、大学、および同窓会会員以外の第三者に提供を行なわないものとする。ただし、警察や裁判所等の公的機関から、法律に基づく手続において照会を受けた場合や、会員の行為によって同窓会会則等に反し、同窓会の権利や財産等を保護するため、必要と認められる場合、及び人命・身体・財産等に対する緊急の必要性がある場合には、該当機関に提供を行う。
 

第 7 条（誤送信されたデータの取り扱いについて）

本会会員ではない者が異動調査フォーム等を通じて送信された個人情報の取り扱いについては、下記の通り対応する。

1. 大学在学生より本会 HP 上の「異動調査入力フォーム」などを用いて誤って送信された個人情報については、覚書に基づき、大学担当部署に確認の上、引き渡す。
2. 所属が不明な者から送信された個人情報の取り扱いについては「覚書」に基づき、大学担当部署と相談の上処理する。
3. 東洋女子短期大学同窓会会員（以下「短大同窓会」、「短大同窓会会員」）による誤送信された個人情報については、短大同窓会との間で取り交わされた「東洋女子短期大学同窓会と東洋学園大学同窓会との間の個人情報の取り扱いに関しての申し合わせ」に基づき、所定の手続きを経て短大同窓会に提供する。
4. 誤送信された個人情報の処理については、処理した日付、その内容、および該当する者の氏名を記録として残し、それ以外の情報については破棄する。

 

第 8 条（情報管理のセキュリティについて）

異動調査票、およびその他の手段による会員情報の更新に際しては、更新後の調査票については裁断の上破棄、その他ネットワーク経由による回答については、セキュリティ上必要とされる措置を随時講じた上で本会名簿データベースに登録する。また、送信データについてはデータベース登録後、破棄する。
 

第 9 条（本指針の改廃）

本指針の改廃については、常任幹事会の承認を経なくてはならない。

1. 本指針は、2005 年 4 月 1 日より施行する。
2. 本指針は、2010 年 4 月 1 日より施行する。
3. 本指針は、2010 年 5 月 10日より施行する。
4. 本指針は、2026 年 6 月 1 日より施行する。