東洋学園大学同窓会名簿の所有および管理等についての覚書

東洋学園大学同窓会名簿の所有および管理について、学校法人東洋学園（以下学園）と東洋学園大学同窓会（以下同窓会）は、相互に円滑に活用するために以下の覚書を取り交わす。
 

第 1 条（所有と移管）

1. 学園は、東洋学園大学（以下「大学」 ）大学院、および各学部所有の卒業生名簿を卒業確定後、名簿管理に必要な卒業生データとして同窓会に速やかに提供する。
2. 卒業生名簿は、 同窓会に提供後は、管理を移管し、同窓会名簿として同窓会が所有する。

 

第 2 条（管理主体と支援協力）

1. 同窓会名簿の管理主体は、同窓会にある。
2. 学園は、同窓会名簿の管理について、同窓会の求めに応じて支援協力する。
3. 学園および、同窓会は、同窓会員（以下会員）の個人情報保護のために、データの取り扱いは、慎重を期すものとする。

 

第 3 条（更新と追加）

1. 同窓会名簿の更新（住所等の変更）は、同窓会が責任をもって最新の状態とするよう必要な措置を講ずる。
2. 学園が、会員が卒業した後に把握した会員データについては、随時同窓会に通知する。
3. 卒業生名簿について、新規追加事項の必要が生じた場合には学園に連絡し、学園が追加作業を行う。

 

第 4 条（利用）

1. 学園が同窓会名簿を利用する場合は、利用内容を書面に記入の上、届け出る。
2. 同窓会が会報発送などの業務で会員名簿を利用するにあたっては、別途指針にてこれを定め、会員に周知する。

 

第 5 条（運用支援とネットワーク・システムの提供）

1. 第 2 条 2.の項目について、学園は、次の項目については無償にて支援する。
1. 日常の質問受付、および運用支援
2. ネットワーク（インターネット）接続環境維持
3. SSL 認証方式の利用の支援
2. その他、同窓会が、名簿管理に際して学園の保有するネットワーク・システムを利用する上で、新規に発生するものについては、別途相談の上、提供される。

 

第 6 条（誤送信データ等の取り扱い）

同窓会が設置する異動調査フォーム等に誤送信されたデータ（同窓会員ではない者が同窓会 HP に設置される異動調査フォーム等を利用して個人情報を送信したもの）については、学園担当部署に照会を行い、必要に応じてデータを引き渡した上で同窓会側では削除する。
 

第 7 条（本覚書の改廃）

本覚書の改廃については、両者協議の上行う。
 

1. 本覚書は 2005 年 4 月 1 日より施行する。
2. 本覚書は 2019 年 4 月 1 日より施行する。